Zeiterfassung Excel Arztpraxis: Anforderungen, Grenzen, Vorlage

Eine Zeiterfassung mit Excel in der Arztpraxis ist gesetzlich erlaubt. Das SECO nennt die «im Computer in einer Tabelle» geführte Aufzeichnung ausdrücklich als zulässige Form, sofern für jede Mitarbeiterin nachvollziehbar ist, wann sie die Arbeit aufgenommen, die Pause bezogen und die Arbeit beendet hat. Die Frage ist also nicht, ob Excel darf, sondern ob die konkrete Tabelle alle Angaben liefert, die das Verzeichnis nach Art. 73 ArGV 1 enthalten muss, und ob sie fünf Jahre lang nachweisbar bleibt.

Der Beitrag zeigt, was das Gesetz verlangt, wo Excel-Listen Lücken haben, was eine Vorlage braucht und wie die Übernahme gelingt. Er ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel ist das kantonale Arbeitsinspektorat zuständig.

Was das Gesetz vom Verzeichnis verlangt

Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse mit den für den Vollzug des Arbeitsgesetzes nötigen Angaben den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten (Art. 46 ArG). Den Inhalt regelt Art. 73 Abs. 1 ArGV 1:

• Personalien, Art der Beschäftigung, Ein- und Austritt (lit. a und b)
• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit «sowie ihre Lage» (lit. c), also Beginn und Ende, nicht nur die Summe
• wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen (lit. d)
• Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (lit. e)
• die gesetzlich geschuldeten Lohn- oder Zeitzuschläge (lit. h)

Die Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Nach der SECO-Wegleitung müssen sie «klar und verständlich aufgebaut und gegliedert» sein (Kommentar zu Art. 73 ArGV 1); auch bei elektronischer Datenverarbeitung müssen die Informationen den Behörden während der ganzen Aufbewahrungszeit vorgelegt werden können (Kommentar zu Art. 46 ArG).

Zeiterfassung Excel Arztpraxis: die typischen Lücken

Die meisten Praxis-Tabellen sind Stundenzettel mit einer Summe pro Tag und scheitern an Regeln, die auf Lage und Abfolge schauen.

Pausen. Bei mehr als fünfeinhalb Stunden Arbeit ist eine Viertelstunde, bei mehr als sieben Stunden eine halbe Stunde und bei mehr als neun Stunden eine Stunde Pause zu gewähren (Art. 15 Abs. 1 ArG), angesetzt um die Mitte der Arbeitszeit (Art. 18 Abs. 2 ArGV 1). Eine Tabelle, die pauschal «Pause 30» abzieht, weist die Lage nicht aus und übersieht, dass ein Tag von 07:30 bis 17:30 Uhr mit halber Stunde Pause eine volle Stunde verlangt.

Ruhezeiten. Zwischen zwei Arbeitstagen sind elf aufeinanderfolgende Stunden Ruhe zu gewähren; einmal pro Woche darf sie für erwachsene Arbeitnehmende auf acht Stunden sinken, wenn der Durchschnitt von elf Stunden über zwei Wochen stimmt (Art. 15a Abs. 1 und 2 ArG); für Lernende unter 18 Jahren gilt diese Ausnahme nicht. Spätdienst bis 20:30 Uhr und Frühdienst ab 07:00 Uhr ergeben 10.5 Stunden: zulässig, aber nur einmal pro Woche. Eine Excel-Liste vergleicht das Ende des Vortags nicht mit dem Beginn des Folgetags.

Ferien pro rata. Der Anspruch beträgt wenigstens vier Wochen pro Dienstjahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen (Art. 329a Abs. 1 OR), für ein unvollständiges Dienstjahr anteilig (Art. 329a Abs. 3 OR). Rechenbeispiel: Eine MPA mit Fünftagewoche hat 20 Ferientage. Tritt sie am 1. September ein und gilt das Kalenderjahr als Ferienjahr, bleiben 4 von 12 Monaten: 20 × 4/12 = 6.67 Tage. Bei 80 Prozent auf vier Tage sind es 16 × 4/12 = 5.33 Tage; jede Pensumsänderung braucht eine neue Teilrechnung. Bei unverschuldeter Verhinderung wie Krankheit bis zu einem Monat dürfen die Ferien nicht gekürzt werden (Art. 329b Abs. 2 OR).

Feiertage. Der Bundesfeiertag ist den Sonntagen gleichgestellt; die Kantone dürfen höchstens acht weitere Feiertage gleichstellen und sie «nach Kantonsteilen verschieden ansetzen» (Art. 20a Abs. 1 ArG). Ein einziger Feiertagskalender stimmt für eine Praxis mit Standorten in zwei Kantonen an einem davon nicht.

Änderungen ohne Spur. Eine Zelle lässt sich überschreiben, ohne dass sichtbar bleibt, wer wann was geändert hat. Die Datenschutzverordnung verlangt Massnahmen, damit überprüft werden kann, welche Personendaten «zu welcher Zeit und von welcher Person» eingegeben oder verändert wurden (Art. 3 Abs. 3 lit. a DSV).

Datenschutz bei Krankheitsabsenzen. Daten über die Gesundheit sind besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c Ziff. 2 DSG). Steht in der Absenzspalte «krank», enthält die Tabelle Gesundheitsdaten. Sie müssen dem Risiko angemessen gesichert sein (Art. 8 Abs. 1 DSG), und Berechtigte dürfen nur auf die Daten zugreifen, die sie für ihre Aufgabe benötigen (Art. 3 Abs. 1 lit. a DSV). Eine Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk, auf die das ganze Team zugreifen kann, erfüllt das nicht.

Was eine Excel-Vorlage mindestens braucht

1. Stammblatt mit Personalien, Pensum, Eintritt, Austritt und Standort (Art. 73 Abs. 1 lit. a und b ArGV 1).
2. Tagesspalten für Beginn und Ende der Arbeit und jeder Pause, nicht nur eine Summe (lit. c und e).
3. Berechnete Spalten für Tages- und Wochensumme, Ruhezeit zum Vortag und Pausenprüfung, mit Warnung.
4. Absenzblatt getrennt vom Zeitblatt, ohne Diagnose, Zugriff nur für die Praxisleitung.
5. Ferienkonto mit Anspruch pro rata, Bezug und Rest, je Pensumsperiode eine Zeile.
6. Feiertagskalender je Standort für die Sollzeit.
7. Blattschutz auf Formelzellen; Änderungen nach Monatsabschluss nur über ein Korrekturblatt mit Datum, Grund und Visum.
8. Monatsabschluss als PDF, beidseitig unterschrieben, fünf Jahre abgelegt (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Das PDF ist der Nachweis.

Wann ein Wechsel sinnvoll ist

Excel bleibt vertretbar für eine kleine Praxis mit festen Sprechstundenzeiten, einem Standort und seltenen Korrekturen. Ein Wechsel lohnt sich, wenn mehrere Punkte zutreffen:

• Standorte in verschiedenen Kantonen mit unterschiedlichen Feiertagen.
• Notfalldienste: Arztpraxen dürfen dafür Nacht- und Sonntagsarbeit ohne Bewilligung anordnen, soweit die Aufrechterhaltung von Notfalldiensten zu gewährleisten ist (Art. 18 i.V.m. Art. 4 ArGV 2); für andere Wochenendarbeit gilt die Bewilligungspflicht nach Art. 19 ArG. Das Verzeichnis muss in jedem Fall Lage und Ersatzruhetage ausweisen (Art. 73 Abs. 1 lit. c und d ArGV 1).
• Häufig wechselnde Pensen; Zeiten werden oft erst Tage später nachgetragen.
• Krankheitsabsenzen und Zeiten liegen in derselben Datei mit mehreren Zugriffsberechtigten.

Checkliste: Excel-Daten übernehmen

1. Stichtag festlegen, sinnvollerweise ein Monatsende; kein Tag doppelt, keiner gar nicht.
2. Letzten Monatsabschluss als PDF ablegen, unterschrieben, fünf Jahre aufbewahrt (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).
3. Anfangssalden je Person: Zeitsaldo per Stichtag, getrennt nach Überstunden (Art. 321c OR) und Überzeit (Art. 12 ArG).
4. Ferienrest: Anspruch des laufenden Jahres pro rata (Art. 329a Abs. 3 OR), Bezug, Rest; bei wechselnden Pensen in Stunden statt Tagen.
5. Stammdaten und Feiertage je Standort hinterlegen (Art. 20a Abs. 1 ArG).
6. Laufende Absenzen ohne Diagnose übernehmen und Zugriffsrechte setzen (Art. 3 Abs. 1 lit. a DSV).
7. Ersten Monat parallel abstimmen, dann die Excel-Datei schreibgeschützt archivieren.

Medzeit ist kostenlos (bezahlt wird nur bestellter Support nach Aufwand) und bietet Ferien- und Zeitkonten, Feiertage je Standort, Korrekturanträge mit Historie, den Monatsabschluss mit PDF und einen neutralen CSV/XLSX-Lohnexport.

Häufige Fragen

Ist Excel als Arbeitszeitverzeichnis zulässig?

Ja. Das SECO nennt die «im Computer in einer Tabelle» geführte Aufzeichnung als zulässige Form nach Art. 73 ArGV 1. Massgebend ist der Inhalt: Beginn, Ende und Pausen je Person.

Können wir in der Praxis auf die Zeiterfassung verzichten?

Der Verzicht nach Art. 73a Abs. 1 ArGV 1 setzt einen Gesamtarbeitsvertrag, grosse Autonomie, ein Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni über CHF 120'000 (bei Teilzeit anteilig) und eine individuelle schriftliche Verzichtsvereinbarung voraus. Die vereinfachte Erfassung nur der täglichen Arbeitszeit ist in Betrieben unter 50 Arbeitnehmenden individuell schriftlich vereinbar, aber nur für Personen, die ihre Arbeitszeit «zu einem namhaften Teil selber festsetzen können» (Art. 73b Abs. 1 und 3 ArGV 1). Bei festen Sprechstundenzeiten ist das nicht der Fall.

Darf die Krankheitsabsenz in der gleichen Tabelle stehen wie die Arbeitszeit?

Verboten ist es nicht, aber Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert (Art. 5 lit. c Ziff. 2 DSG) und dürfen nur Berechtigten zugänglich sein (Art. 3 Abs. 1 lit. a DSV). Praktisch: getrenntes Blatt mit eigenem Schutz, keine Diagnosen.

Quellen

• Art. 12, 15 Abs. 1, 15a Abs. 1 und 2, 19 Abs. 1, 20a Abs. 1, 46 ArG (SR 822.11)
• Art. 18 Abs. 2, 73 Abs. 1 und 2, 73a Abs. 1, 73b Abs. 1 und 3 ArGV 1 (SR 822.111); Art. 4 und 18 ArGV 2 (SR 822.112)
• Art. 321c, 329a Abs. 1 und 3, 329b Abs. 2 OR (SR 220)
• Art. 5 lit. c, 8 Abs. 1 DSG (SR 235.1); Art. 3 Abs. 1 und 3 DSV (SR 235.11)
• SECO, Wegleitung zum Arbeitsgesetz und zu den Verordnungen 1 und 2 (Kommentare zu Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1); SECO, Modalitäten der Arbeitszeiterfassung (2019)