Was kostet Zeiterfassung Software für die Praxis? Alle Kostenarten

Was kostet Zeiterfassung Software für die Praxis? Die kurze Antwort: Die Lizenz ist meist der kleinste Posten. Bei 8 Mitarbeitenden fallen über drei Jahre je nach Lösung null bis einige tausend Franken für Software und Hardware an. Mehr kostet die interne Zeit für Administration und Monatsabschluss, und am teuersten wird lückenhafte Erfassung, wenn ein Streit um Überstunden ansteht.

Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel ist das kantonale Arbeitsinspektorat zuständig.

Warum die Erfassung nicht freiwillig ist

Der Arbeitgeber muss Unterlagen bereithalten, aus denen die für den Vollzug des Arbeitsgesetzes nötigen Angaben ersichtlich sind (Art. 46 ArG). Dazu gehören die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage sowie Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (Art. 73 Abs. 1 Bst. c und e ArGV 1). Die Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).

Eine Stempeluhr ist nicht vorgeschrieben. Das SECO hält in den «Modalitäten der Arbeitszeiterfassung» fest, dass auch von Hand geführte Tabellen oder die Erfassung per Smartphone zulässig sind, solange nachvollziehbar bleibt, wann jemand gearbeitet, Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Ausnahmen sind eng: Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung braucht einen Gesamtarbeitsvertrag, grosse Autonomie bei der Arbeitszeitgestaltung, ein Bruttojahreseinkommen einschliesslich Boni über 120'000 Franken und eine individuelle schriftliche Vereinbarung (Art. 73a Abs. 1 Bst. a–c ArGV 1); die vereinfachte Erfassung nur der täglichen Arbeitszeit ist für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können, in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden individuell schriftlich vereinbar, mit jährlichem dokumentiertem Gespräch zur Arbeitsbelastung (Art. 73b Abs. 1 und 3 ArGV 1). Für Praxispersonal mit festen Präsenzzeiten kommen beide Ausnahmen in der Regel nicht in Frage.

Die sechs Kostenarten

1. Lizenz pro Nutzer und Monat. Der sichtbare Preis, oft gestaffelt oder mit Grundgebühr.
2. Einrichtung. Stammdaten, Arbeitszeitmodelle, Feiertage, Anfangssaldi.
3. Schulung. Kurz für alle, länger für die Person mit dem Monatsabschluss.
4. Hardware. Terminals, nur nötig ohne Erfassung am Smartphone oder im Browser.
5. Interne Zeit für Administration und Monatsabschluss. Korrekturen prüfen, Absenzen nachtragen, Lohnexport erstellen. Fällt jeden Monat an.
6. Kosten fehlender Erfassung. Streit um Überstunden, Nacherfassung, Rückfragen des Arbeitsinspektorats.

Der letzte Posten ist nach oben offen. Nicht durch Freizeit ausgeglichene Überstunden sind mit dem Normallohn plus einem Zuschlag von mindestens einem Viertel zu bezahlen, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist (Art. 321c Abs. 3 OR); für nicht durch Freizeit ausgeglichene Überzeit über der wöchentlichen Höchstarbeitszeit gilt ein Zuschlag von wenigstens 25 Prozent (Art. 13 Abs. 1 und 2 ArG), beim Büropersonal erst ab 60 Überzeitstunden im Kalenderjahr. Wer die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften vorsätzlich verletzt, ist zudem strafbar (Art. 59 Abs. 1 Bst. b ArG).

Rechenbeispiel: Was kostet Zeiterfassung Software für eine Praxis mit 8 Mitarbeitenden?

Die Zahlen sind Annahmen, keine Marktdaten: interner Stundensatz CHF 60, 36 Monate Laufzeit, Lizenzspanne CHF 3 bis 8 pro Nutzer und Monat.

Die vermeintlich kostenlose Papierlösung kostet über drei Jahre mehr als die kostenlose Software am Smartphone und liegt im Bereich einer bezahlten Software mit Terminal, weil der Monatsabschluss von Hand doppelt so lange dauert; dazu kommt das offene Risiko fehlender Erfassung. Bei Software macht die Lizenz nur einen Bruchteil aus; Funktionen, die Administrationszeit sparen, wiegen darum schwerer als der Preis pro Nutzer.

Das Risiko konkret: Eine MPA mit Stundenlohn CHF 35 macht nach dem Austritt 40 nicht ausgeglichene Überstunden geltend. Mit dem Zuschlag von einem Viertel nach Art. 321c Abs. 3 OR sind das CHF 1'750. Ohne Aufzeichnung kann die Praxis weder Ausgleich noch Umfang belegen.

Worauf beim Vergleich achten

• Nutzergrenzen. Gilt der Preis bis 5, 10 oder 20 Nutzer? Zählen Aushilfen mit?
• Vertragslaufzeit. Monatlich kündbar oder Jahresvertrag mit automatischer Verlängerung?
• Datenexport bei Kündigung. Die Aufzeichnungen müssen fünf Jahre verfügbar bleiben (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die SECO-Wegleitung zu Art. 46 ArG hält fest, dass auch bei elektronischer Datenverarbeitung die Informationen während der ganzen Aufbewahrungszeit den Behörden zur Verfügung stehen müssen. Ein vollständiger Export in offenem Format (CSV, XLSX, PDF) muss also auch nach Vertragsende möglich sein.
• Datenstandort Schweiz. Arbeitszeitdaten sind Personendaten. Wer sie einem Anbieter übergibt, muss sich vergewissern, dass dieser die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 Abs. 2 DSG). Eine Bekanntgabe ins Ausland ist nur zulässig, wenn der Bundesrat dem Staat angemessenen Schutz attestiert hat oder Garantien vorliegen (Art. 16 Abs. 1 und 2 DSG). Ein Schweizer Standort erspart diese Prüfung.
• Rechtsprüfung eingebaut. Prüft die Software Pausen (Art. 15 Abs. 1 ArG), die tägliche Ruhezeit von elf Stunden (Art. 15a Abs. 1 ArG), die 35 Stunden aus Ruhetag und täglicher Ruhezeit (Art. 21 Abs. 2 ArGV 1) und die Höchstarbeitszeit von 45 oder 50 Stunden pro Woche (Art. 9 Abs. 1 ArG) automatisch? Krankenanstalten und Kliniken dürfen zwar ohne Bewilligung nachts und sonntags beschäftigen (Art. 15 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 und 2 ArGV 2), die Ruhezeitvorschriften gelten aber trotzdem, teils in angepasster Form (Art. 5 ArGV 2 über Art. 15 Abs. 1 ArGV 2: mindestens 8 Stunden zwischen zwei Einsätzen bei 12 Stunden im Wochendurchschnitt). Arztpraxen dürfen ohne Bewilligung nur für Notfalldienste nachts und sonntags beschäftigen (Art. 18 ArGV 2).
• Ferien und Zeitkonten getrennt. Mindestens vier Wochen Ferien pro Dienstjahr (Art. 329a Abs. 1 OR) dürfen während des Arbeitsverhältnisses nicht in Geld abgegolten werden (Art. 329d Abs. 2 OR).

Warum Software kostenlos sein kann und was «kostenlos» bedeuten muss

Eine Zeiterfassung für eine Praxis ist technisch kein grosses Produkt. Ein Anbieter kann sie kostenlos anbieten und nur mit Leistungen Geld verdienen, die Aufwand verursachen: Einrichtung, Schulung, Support.

Damit «kostenlos» kein Etikett ist, gelten drei Bedingungen:

• Kein Datenverkauf. Personendaten dürfen nur so bearbeitet werden, dass es mit dem Zweck vereinbar ist, für den sie beschafft wurden (Art. 6 Abs. 3 DSG); ein Anbieter als Auftragsbearbeiter darf sie nur so bearbeiten, wie die Praxis selbst es tun dürfte (Art. 9 Abs. 1 Bst. a DSG).
• Keine Werbung. Anzeigen bezahlt man mit Aufmerksamkeit und Daten.
• Keine versteckten Grenzen. Kein Nutzerlimit, keine Funktion, die nach 30 Tagen verschwindet, kein Export nur im bezahlten Plan.

Medzeit ist kostenlos, bezahlt wird nur bestellter Support; es bietet Zeiterfassung mit Pausen am Smartphone, Korrekturanträge mit Historie, Absenzen, Ferien- und Zeitkonten, Feiertage je Standort, Sollplan, Monatsabschluss mit PDF, neutralen CSV/XLSX-Lohnexport und eine Rechtsprüfung im bestätigten Profil.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?

Rechtlich ja. Das SECO nennt in den Modalitäten der Arbeitszeiterfassung von Hand oder im Computer geführte Tabellen als Möglichkeit. Sie muss aber alle Angaben nach Art. 73 Abs. 1 ArGV 1 enthalten und fünf Jahre aufbewahrt werden (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).

Brauche ich ein Terminal an der Wand?

Nein. Das SECO beschreibt die Erfassung per Smartphone als «ortsunabhängige Stempeluhr». Ein Terminal ist eine Option, keine Pflicht.

Was kostet es, wenn ich gar nicht erfasse?

Nicht durch Freizeit ausgeglichene Überstunden sind mit dem Normallohn samt einem Zuschlag von mindestens einem Viertel zu bezahlen, sofern nichts anderes schriftlich verabredet oder durch Normal- oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist (Art. 321c Abs. 3 OR), und ohne Aufzeichnung kann der Betrieb eine Forderung nach Überstundenlohn weder bestätigen noch widerlegen. Zudem ist der Arbeitgeber strafbar, wenn er die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften vorsätzlich verletzt (Art. 59 Abs. 1 Bst. b ArG).

Quellen

• Art. 9 Abs. 1, Art. 13 Abs. 1 und 2, Art. 15 Abs. 1, Art. 15a Abs. 1, Art. 46 und Art. 59 Abs. 1 Bst. b ArG (SR 822.11, Stand 1. September 2023)
• Art. 21 Abs. 2, Art. 73 Abs. 1 und 2, Art. 73a Abs. 1, Art. 73b Abs. 1 und 3 ArGV 1 (SR 822.111, Stand 1. September 2024)
• Art. 4 Abs. 1 und 2, Art. 5, Art. 15 Abs. 1, Art. 18 ArGV 2 (SR 822.112, Stand 1. Februar 2026)
• Art. 321c Abs. 3, Art. 329a Abs. 1, Art. 329d Abs. 2 OR (SR 220, Stand 1. Januar 2026)
• Art. 6 Abs. 3, Art. 9 Abs. 1 Bst. a und Abs. 2, Art. 16 Abs. 1 und 2 DSG (SR 235.1, Stand 7. Juli 2025)
• SECO, Modalitäten der Arbeitszeiterfassung (2019)
• SECO, Wegleitung zum ArG und zur ArGV 1 und 2, Kommentar zu Art. 46 ArG (Ausgabe Februar 2026)