Monatsabschluss Arbeitszeit Lohnexport Checkliste: 12 Schritte

Wer die Arbeitszeit in Praxis, Spitex oder auf der Station monatlich abschliesst, braucht eine feste Reihenfolge: offene Dienste und Korrekturanträge klären, Absenzen, Feiertage und Zulagen bereinigen, den Auszug bestätigen lassen, mit unveränderlichem PDF abschliessen und erst danach je Lohnart exportieren. Diese Checkliste für den Monatsabschluss der Arbeitszeit und den Lohnexport folgt dieser Reihenfolge und nennt, was Arbeitsgesetz und Obligationenrecht verlangen. Der Lohn ist Ende jedes Monats auszurichten, sofern nichts anderes vereinbart oder üblich ist, und die Verzeichnisse über die Arbeitszeit müssen den Aufsichtsorganen vorgelegt werden können; ein sauberer Abschluss erfüllt beides.

Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; im Zweifel ist das kantonale Arbeitsinspektorat zuständig.

Checkliste Monatsabschluss Arbeitszeit und Lohnexport

1. Offene Dienste schliessen. Jeder Dienst hat Beginn, Ende und Pausen; Lücken werden geklärt, nicht geschätzt.
2. Korrekturanträge entscheiden. Jede Änderung bleibt mit Datum, Person und Begründung in der Historie sichtbar. Offene Anträge blockieren den Abschluss.
3. Absenzen entscheiden. Krankheit, Unfall, Ferien und unbezahlter Urlaub sind eingetragen und genehmigt. Für ein unvollständiges Dienstjahr besteht der Ferienanspruch anteilig, und Ferien dürfen während des Arbeitsverhältnisses nicht in Geld abgegolten werden; sie gehören als Stunden in den Export.
4. Feiertage und Sollstunden prüfen. Der Bundesfeiertag ist den Sonntagen gleichgestellt; die Kantone können höchstens acht weitere Feiertage gleichstellen und nach Kantonsteilen verschieden ansetzen; der Sollplan folgt dem Kalender des Standorts.
5. Zulagen zuordnen. Nacht-, Sonntags- und Überzeitstunden erhalten je eine eigene Lohnart (Tabelle unten).
6. Historie als vollständig belegen. Die Änderungshistorie wird mit abgeschlossen; nicht aufgezeichnete Angaben dürfen laut SECO-Wegleitung keinesfalls dazu dienen, gesetzliche Grenzen zu überschreiten.
7. Auszug erstellen. Pro Person mit Soll, Ist, Pausen, Absenzen, Zuschlägen und Saldo der Zeitkonten.
8. Persönliche Bestätigung einholen. Die Mitarbeitenden bestätigen ihren Auszug selbst; Einwände laufen als Korrekturantrag zurück zu Schritt 2.
9. Abschluss mit unveränderlichem PDF. Der Monat wird gesperrt, das PDF trägt Erstellungsdatum und Revisionsnummer.
10. Export je Lohnart und Kostenstelle. Erst nach dem Abschluss, damit Export und PDF denselben Stand zeigen.
11. Übergabe an Treuhand oder Lohnbuchhaltung. Mit Periode und Revisionsnummer.
12. Aufbewahren. Verzeichnisse und Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren, nach der SECO-Wegleitung auch bei elektronischer Datenverarbeitung während der ganzen Frist vorlegbar.

Was in einen Lohnexport gehört

Ein neutraler Export in CSV oder XLSX braucht wenige, eindeutige Spalten; die Lohnbuchhaltung ordnet die Zeilen über Personalnummer und Lohnart zu.

Die Lohnarten folgen dem, was aus den Verzeichnissen ersichtlich sein muss: die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit, die Pausen ab einer halben Stunde und die geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge.

Für Büropersonal ist der Überzeitzuschlag nur für Überzeit geschuldet, die 60 Stunden im Kalenderjahr übersteigt. Krankenanstalten und Kliniken dürfen Mitarbeitende ohne behördliche Bewilligung in der Nacht und am Sonntag beschäftigen (Art. 15 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 4 Abs. 1 und 2 ArGV 2); das Einverständnis der Mitarbeitenden bleibt nach Art. 17 Abs. 6 und Art. 19 Abs. 5 ArG erforderlich. Die Zuschläge sind mit Vertrag und SECO-Merkblatt abzugleichen.

Korrekturen nach dem Abschluss

Ein abgeschlossener Monat wird nie überschrieben. Fällt nach dem Lohnlauf ein Fehler auf, entsteht eine neue Revision:

1. Der Monat wird mit Begründung wieder geöffnet; die Historie hält fest, wer das getan hat.
2. Die Korrektur wird als Korrekturantrag erfasst und genehmigt.
3. Ein neues PDF mit Revisionsnummer 2 ergänzt das erste, es ersetzt es nicht.
4. Der Ersatzexport enthält nur die Differenz zur Revision 1 oder den ganzen Monat mit klarer Kennzeichnung, je nachdem, was die Lohnbuchhaltung erwartet.

So bleibt während der ganzen Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar, welcher Stand dem ersten Lohnlauf zugrunde lag.

Typische Fehler und wie sie sich zeigen

Pausen doppelt abgezogen. Die Arbeit ist bei mehr als fünfeinhalb Stunden durch eine Viertelstunde, bei mehr als sieben Stunden durch eine halbe Stunde und bei mehr als neun Stunden durch eine Stunde Pause zu unterbrechen. Wer die Pause im Dienst erfasst und im Lohnexport nochmals pauschal 30 Minuten abzieht, kürzt den Lohn: 9.5 Stunden Präsenz minus 1 Stunde erfasste Pause ergibt 8.5 Stunden; zieht die Lohnbuchhaltung erneut 0.5 Stunden ab, fehlen bei 20 Diensten 10 Stunden im Monat. Umgekehrt gilt die Pause als Arbeitszeit, wenn die Mitarbeitenden den Arbeitsplatz nicht verlassen dürfen, etwa in der Nachtwache.

Feiertag und Ferien am gleichen Tag. Ein den Sonntagen gleichgestellter Feiertag (Art. 20a Abs. 1 ArG) ist wie ein Sonntag kein Arbeitstag und zählt deshalb nicht als Ferientag; liegt er in einer Ferienwoche, darf er nicht zusätzlich vom Ferienkonto abgehen. Der Sollplan setzt den Feiertag auf null Sollstunden; die Ferienbuchung endet am Vortag und beginnt am Folgetag neu.

Pensumwechsel mitten im Monat. Wechselt eine Mitarbeiterin per 16. von 100 auf 60 Prozent, gilt für jede Hälfte ein eigener Sollwert. Bei 42 Wochenstunden (8.4 Stunden pro Tag) und 22 Arbeitstagen: 11 Tage zu 8.4 Stunden sind 92.4 Stunden, 11 Tage zu 5.04 Stunden sind 55.44 Stunden, Soll gesamt 147.84 Stunden. Wer den ganzen Monat mit 60 Prozent rechnet, kommt auf 110.88 Stunden und bucht rund 37 Stunden zu viel als Überstunden.

Zeitplan als Empfehlung

Das Gesetz schreibt keine Frist für den Abschluss der Zeiterfassung vor; es verlangt den Zahltag Ende Monat, sofern nichts anderes gilt, und eine schriftliche Abrechnung. Als Empfehlung, nicht als Vorschrift: Mitarbeitende bestätigen bis zum letzten Arbeitstag des Monats, die Leitung entscheidet offene Anträge am ersten Arbeitstag des Folgemonats, Abschluss und Export liegen bis zum dritten Arbeitstag des Folgemonats bei der Lohnbuchhaltung. Wer den Lohn am 25. zahlt, zieht den Export vor.

Häufige Fragen

Muss jede Mitarbeiterin ihren Monatsauszug persönlich bestätigen?

Das Gesetz verlangt die Bestätigung nicht ausdrücklich, wohl aber Verzeichnisse mit der von jeder Person tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Die persönliche Bestätigung sichert diesen Nachweis und vermeidet Streit über Stunden.

Wie lange muss das Abschluss-PDF aufbewahrt werden?

Mindestens fünf Jahre nach Ablauf der Gültigkeit. Der Monat August 2026 ist damit bis mindestens August 2031 für das Arbeitsinspektorat vorlegbar zu halten.

Was gehört nicht in den Lohnexport?

Namen, Begründungen von Korrekturanträgen, Krankheitsdiagnosen und die Änderungshistorie. Diese bleiben im Abschluss-PDF; der Export enthält nur Personalnummer, Lohnart, Menge, Kostenstelle und Periode.

Quellen

• Art. 9 Abs. 1, Art. 12 Abs. 1, Art. 13 Abs. 1 und 2, Art. 15 Abs. 1 und 2 ArG (Höchstarbeitszeit, Überzeit, Pausen)
• Art. 17 Abs. 6, Art. 17b Abs. 1 und 2, Art. 19 Abs. 3 und 5, Art. 20a Abs. 1 ArG (Nacht, Sonntag, Feiertage)
• Art. 46 ArG; Art. 73 Abs. 1 und 2 ArGV 1 (Verzeichnisse, Aufbewahrung)
• Art. 4 Abs. 1 und 2, Art. 15 Abs. 1 ArGV 2 (Krankenanstalten und Kliniken)
• Art. 321c Abs. 2 und 3, Art. 323 Abs. 1, Art. 323b Abs. 1, Art. 329a Abs. 3, Art. 329d Abs. 2 OR
• SECO-Wegleitung zum Arbeitsgesetz, Kommentar zu Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1

Medzeit bildet diese Reihenfolge kostenlos ab: Korrekturanträge mit Historie, Feiertage je Standort, Sollplan, Monatsabschluss mit PDF und neutraler CSV/XLSX-Lohnexport.